Procesul-verbal de casare a mijloacelor fixe este „Procesul-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale”, cod 14-2-3/aA, din OMFP 2634/2015. Îl completează comisia de casare numită prin decizia administratorului. Pentru echipamentele electrice și IT mai urmează un pas: predarea lor ca deșeuri (DEEE) la un operator autorizat, cu documente.
Mai jos ai un model de decizie de casare gata de copiat, un exemplu de proces-verbal completat pentru o firmă ipotetică și lista documentelor pe care le pui la dosar după predare. Procedura pe larg e în ghidul despre casarea mijloacelor fixe pas cu pas. Aici ne concentrăm pe documente.
Ce document folosești: mijloc fix sau obiect de inventar
Primul lucru de lămurit cu contabilul este cum e înregistrat fiecare echipament.
- Mijloc fix (de exemplu, un server sau un multifuncțional de birou cu valoare mare): scoaterea din evidență se face pe baza procesului-verbal cod 14-2-3/aA.
- Obiect de inventar (de exemplu, un monitor sau o imprimantă mică, sub pragul de mijloc fix): scăderea din evidență se face tot pe baza unui proces-verbal întocmit de comisie. Ce formular folosește firma îți spune contabilul.
Încadrarea depinde de valoarea de intrare și de data achiziției, după regulile din Codul fiscal, așa că întreabă contabilul înainte să completezi documentele.
Cum se face casarea, pe scurt
- Inventarul sau constatarea. Comisia de inventariere (la inventarul anual) sau persoana care răspunde de echipamente constată că unele bunuri nu mai pot fi folosite și propune scoaterea lor din funcțiune.
- Decizia de casare. Administratorul aprobă propunerea și numește comisia de casare, prin decizie scrisă.
- Nota de constatare tehnică. Pentru echipamentele IT, e util ca o persoană tehnică să descrie starea fiecărui aparat (defect, depășit moral, reparație nerentabilă). Nota se atașează la procesul-verbal.
- Procesul-verbal 14-2-3/aA. Comisia completează capitolele I și II înainte de aprobare. Capitolul III se completează după scoaterea efectivă din funcțiune.
- Ștergerea datelor. Calculatoarele, serverele, telefoanele și multifuncționalele cu disc trebuie golite de date înainte de predare.
- Predarea DEEE la un operator autorizat. Primești procesul-verbal de predare-primire, avizul de însoțire și anexele.
- Scoaterea din evidența contabilă. Contabilul înregistrează casarea pe baza procesului-verbal aprobat și a documentelor de predare.
Model de decizie de casare (de copiat)
Copiază textul și completează câmpurile dintre paranteze drepte. Modelul are caracter orientativ. Adaptează-l cu contabilul la procedurile interne ale firmei.
[DENUMIREA FIRMEI] S.R.L.
CUI [...], J[...]
Sediu: [adresa]
DECIZIA nr. [...] din [data]
privind scoaterea din funcțiune și casarea unor mijloace fixe și obiecte de inventar
Subsemnatul [nume, prenume], în calitate de administrator al [DENUMIREA FIRMEI] S.R.L.,
având în vedere propunerea din [procesul-verbal al comisiei de inventariere nr. [...] din [data] / nota internă nr. [...] din [data]],
precum și nota de constatare tehnică nr. [...] din [data],
DECID:
Art. 1. Se aprobă scoaterea din funcțiune și casarea bunurilor din lista anexată
(anexa 1, cu denumire, număr de inventar și serie), care nu mai pot fi folosite.
Art. 2. Se numește comisia de casare, formată din:
– [nume, prenume, funcția] – președinte;
– [nume, prenume, funcția] – membru;
– [nume, prenume, funcția] – membru.
Art. 3. Comisia întocmește procesul-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe
(cod 14-2-3/aA), respectiv documentul de scădere din evidență pentru obiectele de inventar,
până la data de [data].
Art. 4. Înainte de predare, [nume, funcția / departamentul IT] asigură ștergerea sau distrugerea
datelor de pe echipamentele care stochează date și consemnează operațiunea pe serii.
Art. 5. Bunurile casate se predau ca deșeuri de echipamente electrice și electronice (DEEE)
unui operator autorizat de mediu. Documentele de predare se anexează la procesul-verbal
de casare și se păstrează la dosarul de mediu al firmei.
Art. 6. Compartimentul financiar-contabil înregistrează scoaterea din evidență pe baza
documentelor de mai sus.
Administrator,
[nume, prenume]
[semnătura]
Vezi alte modele gratuite pentru dosarul firmei.
Câți membri are comisia? Numărul îl stabilește decizia. În practică, multe firme numesc trei persoane: de regulă, cineva de la contabilitate, gestionarul bunurilor și o persoană tehnică (IT sau mentenanță). La o firmă mică, întreabă contabilul cum organizați comisia.
Ce conține procesul-verbal 14-2-3/aA
Conform normelor de utilizare din OMFP 2634/2015, așa cum le prezintă sursele de specialitate contabilă, formularul:
- servește ca document de constatare a îndeplinirii condițiilor de scoatere din funcțiune, ca document de predare în magazie a pieselor sau materialelor rezultate și ca document justificativ pentru evidența contabilă;
- se întocmește în două exemplare, de comisie;
- cuprinde cel puțin: denumirea firmei, numărul și data documentului, aprobarea, constatările și concluziile comisiei, mijloacele fixe scoase din funcțiune, ce a rezultat din ele și semnăturile membrilor comisiei și ale gestionarului care primește.
Ordinul permite firmelor să adapteze modelele de formulare la nevoile lor, cu condiția să păstreze conținutul minim obligatoriu. De aceea, modelul tipărit al programului de contabilitate poate arăta diferit de exemplul de mai jos. Important e conținutul.
Exemplu completat: o firmă de birou care casează echipamente IT
Datele de mai jos sunt ipotetice, ca să vezi cum arată un proces-verbal completat. Valorile contabile sunt doar ilustrative.
Exemplu Consult S.R.L. · Proces-verbal de scoatere din funcțiune nr. 12 din 14.11.2026 · Aprobat: administrator, Ion Popescu, 14.11.2026
Comisia (Decizia nr. 9 din 03.11.2026): Ana Ionescu (contabil-șef, președinte), Mihai Dobre (administrator IT, membru), Elena Stan (gestionar, membru).
Capitolele I–II: bunurile propuse și constatările comisiei
| Nr. | Denumire | Nr. inventar | Serie | An punere în funcțiune | Valoare de inventar (lei) | Amortizare cumulată (lei) | Valoare rămasă (lei) | Starea constatată |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Server rack, 1U | MF-0107 | SRV8842A | 2018 | 18.400 | 18.400 | 0 | Placă de bază defectă, fără piese de schimb |
| 2 | Multifuncțional laser A3 cu disc intern | MF-0112 | MFP77310 | 2019 | 9.800 | 9.800 | 0 | Unitate de imprimare uzată, reparație nerentabilă |
| 3 | Laptop 15" (5 buc.) | MF-0201…0205 | LPT4410…LPT4414 | 2020 | 5 × 5.200 | 5 × 5.200 | 0 | Baterii umflate, plăci defecte |
| 4 | Stație de lucru | MF-0188 | WS90021 | 2021 | 7.600 | 6.900 | 700 | Sursă și placă de bază arse |
Concluzia comisiei: bunurile nu mai pot fi folosite și nici reparate în condiții economice. Comisia propune scoaterea din funcțiune, ștergerea datelor și predarea ca DEEE unui operator autorizat. Stația de lucru de la poziția 4 nu e complet amortizată. Contabilul stabilește tratamentul valorii rămase.
Anexe: nota de constatare tehnică nr. 31 din 10.11.2026; lista seriilor discurilor șterse sau distruse.
Capitolul III: rezultatul scoaterii din funcțiune
| Nr. | Bun | Ce s-a făcut | Document |
|---|---|---|---|
| 1–4 | Toate bunurile de mai sus | Date șterse sau distruse înainte de predare | Lista internă pe serii / certificat de distrugere a datelor |
| 1–4 | Toate bunurile de mai sus | Predate întregi, ca DEEE, operatorului autorizat | Proces-verbal de predare-primire nr. [...] din [data], aviz de însoțire nr. [...] |
| – | Piese recuperate pentru magazie | Nu este cazul | – |
Semnături: membrii comisiei; gestionarul.
Piesele păstrate (de exemplu, memorii RAM bune) le treci în capitolul III ca predate în magazie.
Ai procesul-verbal gata? Un partener autorizat de mediu ridică echipamentele casate de la sediul firmei, în București și Ilfov, de la 15 kg pentru fiecare cerere. Colectarea și manipularea sunt gratuite, iar la ridicare primești procesul-verbal de predare-primire, avizul de însoțire și anexele, de atașat la dosarul de casare. Vezi cum funcționează casarea mijloacelor fixe pentru firme
Predarea DEEE: de ce casarea nu se oprește în contabilitate
Procesul-verbal de casare scoate bunul din evidența contabilă. Fizic, echipamentul există în continuare și devine deșeu. Aici intră legislația de mediu:
- art. 39 alin. (2) din OUG 5/2015: persoanele juridice care dețin DEEE trebuie să le predea sistemelor de colectare prevăzute de ordonanță;
- art. 9 alin. (5) din OUG 5/2015: DEEE nu se elimină ca deșeu municipal nesortat și nu se predau altor operatori decât cei prevăzuți de lege.
Nepredarea DEEE se sancționează cu 10.000–20.000 lei pentru persoane juridice (art. 43 alin. 1 lit. a). Aruncarea la gunoiul nesortat sau predarea către un operator neprevăzut de lege se sancționează cu 30.000–40.000 lei (art. 43 alin. 1 lit. b). Detalii, pe fapte, în ghidul despre ce verifică Garda de Mediu la control.
Documentele primite la predare
Când predai prin noi, primești de la partenerul autorizat:
- procesul-verbal de predare-primire, cu data și echipamentele predate;
- avizul de însoțire a mărfii;
- anexele aferente.
Pune-le lângă procesul-verbal de casare. Împreună arată tot drumul: bunul a fost scos din evidență și a ajuns la un operator autorizat de mediu. Exact această legătură o caută Garda de Mediu.
Colectările făcute prin noi sunt înregistrate în SIATD de operatorul autorizat. SIATD (Sistemul informatic de asigurare a trasabilității deșeurilor) este aplicația Administrației Fondului pentru Mediu prevăzută la art. 10 din OUG 196/2005. Ea se folosește și pentru echipamentele electrice și electronice. Instrucțiunile sunt aprobate prin Ordinul MMAP nr. 701/2024. SIATD nu ține însă locul evidenței tale: raportarea anuală a firmei (art. 48 din OUG 92/2021, la direcția județeană de mediu, prin sistemul ANMAP) rămâne obligația ta, iar noi îți dăm documentele pentru ea.
Codurile de deșeu
În evidența lunară treci echipamentele casate cu un cod de deșeu. Pentru echipamentele de la firme se folosesc, de regulă, coduri din subcapitolul 16 02 (de exemplu, 16 02 14 pentru echipamente casate fără componente periculoase și 16 02 13* pentru cele cu componente periculoase). Codurile sunt orientative. Partenerul autorizat trece codul de deșeu pe avizul de însoțire, în funcție de echipament. Folosește același cod în evidența ta lunară. Lista completă, pe tipuri de aparate, e în tabelul codurilor de deșeu DEEE. Partenerul preia toate codurile de deșeuri electrice și electronice.
Contabilitate și impozite: ce verifici cu contabilul
Tratamentul contabil și fiscal al casării (valoarea rămasă neamortizată, deductibilitatea ei, eventuale ajustări de TVA) îl stabilește contabilul, pentru fiecare bun. Sursele de specialitate îl leagă de dovada că bunul a fost efectiv scos din uz, așa că păstrează la un loc decizia, procesul-verbal, nota tehnică și documentele de predare.
Cât păstrezi documentele. Termenul de păstrare pentru documentele contabile îl stabilește Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25. Pentru documentele din 2023 încoace, surse de specialitate indică 5 ani, după modificarea prin Legea 36/2023. Confirmă cu contabilul. Documentele de predare DEEE țin și de evidența deșeurilor, pe care OUG 92/2021 cere s-o păstrezi minimum 3 ani (art. 48 alin. 5).
Vezi pagina pentru firmele de contabilitate.
Echipamente cu date: atașează dovada ștergerii
Pentru calculatoare, laptopuri, servere, telefoane și multifuncționale cu disc, procesul-verbal de casare e bine să facă trimitere la dovada ștergerii datelor: o listă internă pe serii de disc sau un certificat de distrugere a datelor. Când predai echipamentele prin noi, poți cere gratuit un certificat de distrugere a datelor. Metodele pe tip de echipament sunt explicate în ghidul despre ștergerea datelor la casarea calculatoarelor.
Greșeli frecvente
Casare doar pe hârtie. Bunul e scos din evidență, dar zace în depozit. Odată scos din uz, e deșeu și trebuie predat unui operator autorizat.
Echipamente date unui angajat sau „la fier vechi”. Un centru de fier vechi nu e automat operator autorizat pentru DEEE. Fără autorizație, predarea încalcă art. 9 alin. (5) din OUG 5/2015.
Lista din procesul-verbal nu se potrivește cu predarea. Dacă pe procesul-verbal apar 10 laptopuri și predai doar 8, explică diferența în capitolul III.
Discuri uitate în server sau în multifuncțional. Lista de serii a discurilor trebuie făcută înainte de ridicare, nu după.
Casare începută într-un an și terminată în altul. Sursele de specialitate arată că, dacă procesul-verbal se finalizează în exercițiul financiar următor, e nevoie de o nouă comisie, care confirmă datele printr-un proces-verbal nou. Ca să eviți asta, planifică predarea înainte de închiderea anului și confirmă cu contabilul.
Ghiduri utile pentru firme
- Control Garda de Mediu: acte DEEE și obligațiile firmei
- Responsabilul cu gestiunea deșeurilor: model de decizie
- Contract de colectare sau contract OIREP
- Casare echipamente IT: ștergerea datelor și GDPR
- Calendarul de mediu al firmei, lună cu lună
Vezi toate obligațiile firmei pentru deșeurile electrice.
Închide casarea cu documentele de predare
Semnezi un contract-cadru anual gratuit, valabil pentru toate punctele de lucru din București și Ilfov.
- Ridicare la cerere, de la 15 kg pentru fiecare cerere (adunat din toate echipamentele), fără abonament.
- Colectarea și manipularea sunt gratuite.
- Ridicarea o face un partener autorizat de mediu, care te sună ca să stabiliți ziua. Partenerul preia toate codurile de deșeuri electrice și electronice.
- La fiecare ridicare primești procesul-verbal de predare-primire, avizul de însoțire și anexele, de pus lângă procesul-verbal de casare.
- Certificat de distrugere a datelor, gratuit, la cerere.
- De la 500 kg în sus, în funcție de tipul deșeurilor, firma poate primi bani pe ele (valorificare).
Vezi contractul de colectare pentru firme sau sună la 0732 329 667.
Întrebări frecvente
Cine semnează procesul-verbal de casare?
Îl semnează membrii comisiei de casare numiți prin decizia administratorului și gestionarul care primește eventualele piese rezultate. Procesul-verbal se aprobă de persoana împuternicită să aprobe scoaterea din funcțiune, de regulă administratorul. Fără aprobare, documentul nu poate sta la baza înregistrării în contabilitate.
Pot casa un mijloc fix care nu e amortizat complet?
Da, dacă bunul nu mai poate fi folosit, iar comisia constată și motivează asta. Valoarea rămasă neamortizată are un tratament contabil și fiscal separat, pe care îl stabilește contabilul. Păstrează nota tehnică și documentele de predare, ca dovadă că bunul a fost efectiv scos din uz.
Ce fac cu echipamentul după ce l-am casat în contabilitate?
Îl predai ca DEEE unui operator autorizat de mediu. Art. 39 alin. (2) din OUG 5/2015 obligă firmele să predea DEEE sistemelor de colectare autorizate. Nu îl arunci la gunoi și nu îl dai unui colector fără autorizație pentru DEEE.
Ce documente primesc de la firma care ridică echipamentele?
Când predai prin noi, primești de la partenerul autorizat procesul-verbal de predare-primire, avizul de însoțire și anexele aferente. La cerere, primești gratuit și un certificat de distrugere a datelor. Le atașezi la procesul-verbal de casare și le folosești pentru evidența lunară a deșeurilor.
Trebuie să șterg datele înainte de casare?
Da, pentru orice echipament care a stocat date personale sau confidențiale. GDPR cere măsuri de securitate adecvate pe tot parcursul prelucrării, iar ștergerea și distrugerea sunt și ele operațiuni de prelucrare. Consemnează ștergerea pe serii și atașeaz-o la dosarul de casare.
Surse
- OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile (MO nr. 910 din 09.12.2015), formularul 14-2-3/aA; normele de utilizare prezentate de sursa de specialitate: https://infotva.manager.ro/articole/infotva/procedura-casare-mijloace-fixe-3224.html
- OMFP nr. 2634/2015, textul ordinului (copie neoficială): https://legeaz.net/monitorul-oficial-910-2015/ordin-mfp-2634-2015
- OUG 5/2015 privind DEEE, forma consolidată – art. 9, 39, 43: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/167211
- OUG 92/2021 privind regimul deșeurilor, forma consolidată – art. 48: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/245846
- SIATD: OUG 196/2005 privind Fondul pentru mediu, art. 10 alin. (8)–(13), și Ordinul MMAP nr. 701/2024 (instrucțiunile de utilizare SIATD; Ordinul 1595/2020 a fost abrogat): https://www.ecotic.ro/wp-content/uploads/2026/06/OUG-196.pdf
- Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, art. 25 (forma consolidată, pe legislatie.just.ro)
Acest ghid are caracter informativ și nu reprezintă consultanță juridică sau contabilă. Modelele sunt orientative.